Yrityksen tilit
Yrityksellä on oltava pankkitili ja sen käyttämiseen tarvittavat välineet (esim. maksukortti, verkkopankkiavaimet), jotta se voi toimia. Yrityksen maksuliikennetiliin liittyy usein limiittimahdollisuus. Yrityksille suunnattuja tilejä ovat maksuliiketili, luotollinen tili ja korollinen tili. Pankit ovat tuotteistaneet eri tilinsä ja käyttävät niistä usein omia nimiään.
Maksuliiketili
Yrityksen ”perustilinä” on maksuliiketili. Siltä hoidetaan mm. yrityksen maksut, sille tulevat laskujen suoritukset ja sille viedään mahdollinen käteismyynti ja korttimaksutapahtumien suoritukset ja siltä nostetaan tarvittaessa käteistä
Luotollinen tili
Lähinnä käyttöpääoman tilapäiseen tarpeeseen maksuliiketiliin voidaan liittää myös luotto. Luotollisen tilin limiitin pankki hinnoittelee asiakkaalle, usein limiittiprovisiolla ja korolla. Käytössä oleva luoton määrä vaihtelee päivittäin. Luotollinen tili edellyttää pankilta normaalia luottopäätöstä ja asiakkaalta vakuuksien antamista.
Korollinen tili
Tili voi olla myös korollinen. Silloin pankki hyvittää sillä oleville varoille korkoa joko päiväsaldon tai kuukauden alimman saldon perusteella. Mikäli varoja kertyy enemmän ja ne voidaan sijoittaa ennalta tiedetyksi ajaksi, kannattaa pyytää pankilta korkotarjousta ko. sijoituksesta. Erilaiset sijoitus- ja säästövaihtoehdot eroavat pankeittain ja pankeilla on erilaisia tuotteita käyttöpääoman tilapäiseen sijoittamiseen.
Valuuttatili
Suuret yritykset, kunnat ja konsernit tarvitsevat monipuolisia palveluita, kuten esimerkiksi konsernitilipalveluita, joiden avulla voidaan tehostaa kassanhallintaa konsernin sisällä. Konsernitilin avulla yritys voi hallinnoida koko konsernin varoja yhden tilin avulla, tehdä yksiköiden välisiä maksutapahtumia konsernitilin sisällä, sekä allokoida tarvittaessa konsernin yksiköille limiittejä. Yksi SEPAn tavoitteista on ollut vähentää yritysten tarvetta pitää euromääräisiä tilejä eri maissa.
Yrityksellä voi olla käytössä eri valuutoissa tilejä, joilta varat tyhjennetään toiselle tilille automaattisesti sovittuina aikoina, tai kun esim. tilin saldo ylittää tietyn rajan. Yritys voi myös hallinnoida ulkomaisia tilejään suomalaisen pankin välityksellä lähettämällä pankin välityksellä toimeksiantoja tilitietojen saamiseksi tai maksujen tekemiseksi ulkomaiselta tililtään.
Tilin avaamiseen tarvitaan yhtiömuodosta riippumatta yleensä
- Tuore kaupparekisteriseloste (alle 3 kuukautta sitten hankittu)
- Pöytäkirjaote päätöksestä tilin avaamiseksi. Siinä kerrotaan tarvittavat tiedot yksilöidysti tilin avaamisesta, ketkä tiliä saavat käyttää ja mitä muita palveluita avataan.
Yhtiö voi saada Patentti- ja rekisterihallitukselta tai verottajalta y-tunnuksen jo ennen pankkitilin avaamista, sillä osakepääoman maksaminen ei ole tunnuksen saannin edellytys. Jos tili avataan osakepääoman maksun mahdollistamiseksi ennen rekisteri-ilmoitusta, tiliä voi käyttää vasta, kun todistus ilmoituksen jättämisestä on toimitettu pankille.
Y-tunnuksia hallinnoidaan Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) ja verohallinnon yhteisesti ylläpitämässä Yritys- ja yhteisötietojärjestelmässä (YTJ)
LEI-tunnus (Legal Entity Identifier) on kansainvälinen yhteisötunnus. Yritys tai yhteisö tarvitsee LEI-tunnuksen, jos se tekee kauppoja pörssiosakkeilla, ETF-rahasto-osuuksilla tai muilla pörssinoteeratuilla arvopapereilla tai johdannaisilla.
Pankin on kartoitettava asiakkaan liiketoiminta kirjallisena ennen kuin se tekee päätöksen tilin avaamisesta. Tähän pankkeja velvoittavat Luottolaitoslaki ja Laki rahanpesun estämisestä ja selvittämisestä.
Kaupparekisteriote sisältää yrityksen voimassa olevat rekisteröidyt tiedot
Kaupparekisteriotteen puuttuessa tarvitaan yhtiöjärjestys ja perustavan yhtiökokouksen pöytäkirja (avoimista ja kommandiittiyhtiöistä yhtiösopimus) sekä hallituksen pöytäkirja tai sen ote. Pöytäkirjasta käy ilmi päätös tilin avaamisesta, tilin avaamiseen valtuutettu henkilö sekä tilin käyttöön oikeutetut henkilöt henkilötunnuksineen. Kaikilla kommandiittiyhtiön vastuunalaisilla yhtiömiehillä on tilinkäyttöoikeudet lain mukaan, mutta heidän kannattaa sopia niistä tarkemmin keskenään.
Jos avaat tilin ennen kuin olet rekisteröinyt yrityksesi, sinulla ei ole vielä kaupparekisteriotetta. Esitä silloin pankille kaupparekisteriotteen sijaan
- yrityksesi perustamisilmoituksen jäljennös
- kaupparekisterin diaaritodistus siitä, että olet jättänyt perustamisilmoituksen.
Yritysten aineistopalvelut
Yritysten laskuttaminen ja maksujen käsittely on Suomessa pienimpiä yrityksiä lukuun ottamatta pitkälle automatisoitu. Yrityksen taloushallinnon järjestelmät muodostavat maksuaineiston yrityksen ostoreskontrasta ja lähettävät maksutiedoston pankkiin useimmiten pankkiyhteysohjelmiston välityksellä aineistosiirtona. Vastaavasti saapuvat maksut noudetaan ja täsmätään tiliotteelta tai tapahtumaluettelolta automaattisesti myyntireskontriin.
Yhteiset standardit
Automaation perustana ovat yhteiset standardit. Suomessa standardoinnilla on pitkät perinteet, esimerkiksi pankeilla on yhteiset standardit mm. maksuaineistoille, tiliotteille, viitenumeroille, tilisiirtolomakkeille, verkkolaskutukselle ja tietysti tilinumeroille.
SEPA luo maksamisen peruspalveluille yhtenäiset käytännöt ja standarditason, jota pankit voivat halutessaan täydentää lisäpalveluilla.
Eurooppalaiset pankit ja euroalueen clearing- ja katteensiirtojärjestelmät ovat ottaneet käyttöön ISO 20022 (International Organization for Standardization) -standardin. Kansainvälinen rahaliikenne siirtyy yleismaailmalliseen rahoitusalan ISO 20022-standardin (International Organization for Standardization) käyttöön maksulaitosten välillä marraskuussa 2025.
Eurooppalaiset pankit, Euroopan keskuspankki sekä Euroopan komissio ovat yhdessä luoneet yhtenäisen maksuliikennealueen SEPA:n (Single Euro Payments Area). SEPA-palveluita ovat SEPA-tilisiirto, SEPA-suoraveloitus ja SEPA-kortit. Kotimaan suoraveloitukset on korvattu e-laskulla ja suoramaksulla. SEPA vaikuttaa sekä yritysten, kuntien, kaupan, ohjelmistotalojen että kuluttajien maksuihin.
Yritysten laskutus ja maksaminen
Yrityksille on tarjolla monia laskutusvaihtoehtoja ja palveluita rutiinien automatisointiin. Näitä ovat paperilasku, verkkolasku ja kuluttajan e-lasku, suoramaksu, SEPA-suoraveloitus, sekä maksupäätepalvelu.
Paperilasku
Sähköposti- ja paperilaskuja raportoitiin 2022 yhteensä 111 miljoonaa kappaletta. Laskuilla on yleisesti käytössä viitenumero, jonka avulla yritys voi kohdistaa saapuvan maksun oikeaan laskuun ja päivittää reskontransa automaattisesti. Viitenumerossa on tarkiste, jonka avulla viitenumeron oikeellisuus voidaan varmistaa jo maksua lähetettäessä. Tilisiirtolomakkeen käyttö laskulla helpottaa laskun maksamista. Maksaja löytää tärkeät tiedot helposti laskulta, voi lähettää tilisiirron allekirjoitettuna pankin maksupalveluun. Laskun tiedot voidaan lukea myös suoraan viivakoodista.
Verkkolasku ja kuluttajan e-lasku
Vuonna 2022 lähetettiin pankkien välityksellä lähes 344 miljoonaa verkkolaskua. Verkkolaskun avulla yritys voi sekä lähettää, että vastaanottaa laskuja. Kuluttajille lähetettävää verkkolaskua kutsutaan e-laskuksi. Verkkolaskun avulla yritys tehostaa laskutusprosessiaan, vähentää manuaalityötä ja säästää postituskuluissa. Laskujen vastaanottaminen sähköisesti mahdollistaa laskunmaksutietojen siirtämisen automaattisesti taloushallinnon järjestelmiin ja poistaa mahdolliset näppäilyvirheet. Yritys voi automatisoida kirjanpitoprosessit ja laskut myös arkistoituvat sähköisesti.
SEPA-suoraveloitus
SEPA-suoraveloitus on koko SEPA-alueella käytössä oleva palvelu. SEPA-suoraveloitus voi olla järkevä laskutusvaihtoehto, jos laskuttajalla on asiakkaita Euroopassa kotimaan rajojen ulkopuolella. Laskuttaja voi ostaa palvelun myös toisesta SEPA-maasta. SEPA-suoraveloitus eroaa merkittävästi kotimaan suoraveloituksesta. Maksaja antaa valtakirjan suoraan laskuttajalle, joka muuntaa ne sähköiseen muotoon ennen pankkiin lähettämistä. Maksajalla on oikeus pyytää ja saada maksun palautus, mistä syystä tahansa 8 viikkoa maksun veloituksen jälkeen.
Maksupäätepalvelu
Yritys tarvitsee sirumaksupäätteen ja sopimuksen korttimaksujen vastaanottamiseksi. Yrityksen tulee tehdä sopimus korttien hyväksymisestä maksuvälineenä kyseisen korttiohjelman tilittäjän eli acquirerin kanssa. Tilittäjä antaa kaupalle ohjeet korttimaksujen vastaanottamiseksi.
Suoramaksu
Suoramaksu on palvelu niille henkilöasiakkaille, joilla ei ole verkkopankkia käytössään. Suoramaksussa laskuttaja lähettää laskun asiakkaalle esim. postitse ja kopion laskusta e-laskuna pankkiinsa.
Verkkokauppa
Verkossa kauppaa käyvälle yritykselle on tarjolla useita ratkaisuja maksujen vastaanottamiseksi. Valikoimat pankkien ja palveluntarjoajien välillä vaihtelevat.
Maksutavan valinta
Maksutavan valintaan vaikuttavia tekijöitä ovat mm. kauppasuhteessa vallitseva luottamus, sekä toimintaympäristö ja siihen liittyvät tekijät. Ostajan tai myyjän pankkiin ja kotimaahan saattaa liittyä taloudellisia tai poliittisia riskejä. Maantieteellinen etäisyys ja kulttuurilliset erot esimerkiksi maksamisen käytännöissä ja saatavien perinnässä voivat vaikuttaa siihen, että maksun saanti halutaan turvata. Yleensä eurooppalaisissa maksuissa käytetään suoria maksutapoja yhteiskunnallisen vakauden ja lyhyiden etäisyyksien vuoksi. Maksun kohteena oleva tuote vaikuttaa myös osaltaan maksutavan valintaan, sillä riskeiltä halutaan välttyä varsinkin silloin, kun summat ovat suuria tai kyseessä on kertaluontoinen erikoistuote tai projekti.
Ulkomaankauppa
Ulkomaankaupassa maksamisessa käytetään suorien maksutapojen sijaan epäsuoria maksutapoja, joita ovat perittävät ja remburssi. Näitä kutsutaan myös kaupanrahoituspalveluiksi (trade finance). Liikesuhteen alussa ulkomaankaupankäyntiin liittyy erityisiä riskejä, joita ostaja tai myyjä voi välttää edellyttämällä varmempaa suoritusta kuin mitä normaalisti lähetetty lasku ja sen maksu tarjoavat. Epäsuorat maksutavat antavat tuojalle ja viejälle asiakirjavarmistukset rahdin lähettämisestä ja vastaanottamisesta.
Perittävä
Ulkomaan kaupankäynnin maksutapana käytetään usein perittävää, kun myyjä haluaa maksamiseen lisävarmistusta, vaikka ostajan maksukykyä ei epäilläkään. Perittävää käytettäessä ostaja saa myös ennen maksamista asiakirjavahvistuksen siitä, että tavara on matkalla. Tämä on yleinen maksutapa mm. Välimeren kaupan laivatoimituksissa.
Kaupalliset asiakirjat lähetetään myyjän pankista ostajan pankkiin perittäväksi, jolloin ostajan pankki luovuttaa asiakirjat ostajalle vain maksua tai maksumääräyksen hyväksymistä vastaan. Ostaja saa rahdin haltuunsa vain näitä asiakirjoja vastaan. Maksamisen ja kaupankäyntiasiakirjojen luovutuksen valvonnasta vastaavat ostajan ja myyjän pankit, jotka eivät kuitenkaan sitoudu itse maksamiseen.
Remburssi
Remburssia käytetään ulkomaankaupassa kaikkialla maailmassa, erityisesti Aasiassa ja Lähi-Idässä. Remburssi on turvallinen maksutapa molemmille osapuolille esim. yksittäisissä projektiluontoisissa toimituksissa, sillä remburssin käyttö perustuu kansainvälisiin sääntöihin ja sopimuksiin.
Remburssia käytettäessä myyjä välttää ostajaan liittyvän luottoriskin, sillä maksajana toimii ostajan pankki ehtojen mukaisia asiakirjoja vastaan. Ostaja puolestaan pystyy remburssin avulla valvomaan tavaran toimitusta ja osoittamaan maksukykynsä. Maksamisen ja kaupankäyntiasiakirjojen luovutuksen valvonnasta vastaavat ostajan ja myyjän pankit.
Remburssiin pystyy hankkimaan myös lisävahvistuksen, mikäli ostajan pankkiin tai maahan liittyy taloudellisia tai poliittisia riskejä. Vahvistusta käytettäessä myyjän pankki sitoutuu tarvittaessa maksamaan remburssin, jotta myyjä saa rahansa.
Kertaus ja sanasto
Yritysten lainaneuvotteluissa rahoituslaitos ottaa selvää yrityksen liiketoiminnasta, taloudellisesta tilasta sekä vakuuksista. Vakuuksina voivat toimia mm. osakkeet, kiinteistöt, laskusaatavat tai koneet. Jotkin yritystoimintaa tukevat tahot, kuten Finnvera, voivat myös toimia takaajana lainassa.
Pankkien ja rahoitusyhtiöiden tarjoamien rahoitusmuotojen lisäksi yritykset voivat saada rahoitusta pääomasijoittajilta, tai suoraan markkinoilta arvopapereilla.
Yleispanttaus ja erityispanttaus: Yrityksen vakuutena käytettävä pantti voi joko vastata yrityksen kaikista olemassa olevista ja tulevista vastuista (yleispanttaus), tai se voi olla vain tiettyjen vastuiden vakuutena (erityispanttaus).
Rahoituslimiitti: Rahoitusmuoto, jossa yritys voi nostaa lainaa tarvitsemissaan erissä tietyn pituisena jaksona.
Factoring: Rahoitusyhtiön myöntämä rahoitus, jossa vakuutena toimivat laskusaatavat.
Leasing: Esim. autojen ja koneiden rahoitukseen käytettävä rahoitusmuoto, jossa laite on rahoitusyhtiön omaisuutta, ja asiakas maksaa siitä vuokraa tasaerissä.
Perittävä: Kaupanrahoituksen palvelu, jossa myyjä saa varmistuksen maksulle, vaikka ostajan maksukykyä ei epäillä, ja ostaja saa varmistuksen tavaran lähettämisestä. Ostajan saa rahdin vastaanottamiseen oikeuttavat asiakirjat maksettuaan pankilleen laskun.
Remburssi: Kaupanrahoituksen palvelu, jota käytetään etenkin yksittäisissä suurissa toimituksissa. Maksajana toimii ostajan pankki, jolloin myyjä välttää ostajaan liittyvän luottoriskin.